Taraflar birlikte ve doğrudan Arabulucuyu seçebilir.
Taraflar, arabuluculuk yöntemine önceden ayrı bir anlaşma yaparak veya ana sözleşmeye “arabuluculuk” şartı ekleyerek karar verebilirler. Bu sözleşme veya koşulda, arabulucu olarak kimin hareket edeceği veya arabulucunun anlaşmazlık durumunda tarafların birlikte seçileceği veya seçimin başka bir kişi veya kuruma bırakılacağı önceden kararlaştırılabilir. Her halükarda, arabulucu seçimi üzerine gerekli hazırlıkları önceden yapmalı, her iki tarafı da ayrıntılı olarak dinlemeli ve taleplerini birlikte değerlendirmelidir. Bu bağlamda, Taraflardan biri doğrudan diğer tarafı arabuluculuğa davet edebilir ve bu sürecin başlatılmasını talep edebilir. Doğrudan ve karşılıklı iletişim mümkün değilse, davet yazılı olarak yapılabilir. (Arabuluculuk davet mektubu örneği için tıklayınız)
Kendi Avukatınız Arabuluculuk Tavsiyesi Yapabilir.
Arabulucuya başvurma önerisi taraf avukatından da gelebilir. Çünkü müvekkilin anlaşmazlığı kolay, hızlı ve ucuz bir şekilde çözmesi için en uygun yolun belirlenmesi, avukatın görevine dahil olduğu kabul edilir. Arabulucu Ücreti mahkeme masraflarından daha uygun olduğundan, müvekkil bu konuda teşvik edilebilir. (Avukatlık Hukuku Madde 2)
Süreç, müvekkilin ve diğer tarafın kabulü ile başlatılırsa, avukat, duruşmada olduğu gibi, tarafla veya tek başına müzakerelere katılabilir. (huak Madde 8)
Avukat aynı zamanda kayıtlı bir arabulucu ise, anlaşmazlığa arabulucu olarak katılmak da mümkündür. Bununla birlikte, tarafsızlık ilkesinin hassasiyeti nedeniyle, aynı zamanda arabulucu olan tarafın avukatının anlaşmazlığı başka bir arabulucuya yönlendirmesi tercih edilir. Çünkü arabuluculuk sürecinde, bir avukatın kimliğinin baskın hale gelmesi durumunda, arabulucu kimliği zarar görebilir, tarafsızlık ve bağımsızlık ilkelerini ihlal ederek süreç tehlikeye girebilir ve güç dengesi bozulabilir.
En başından beri, arabulucu bu konuda taraflara ayrıntılı bilgi vermeli, güven aşılamalı ve en önemlisi arabuluculuk görevini tamamen tarafsız bir şekilde yerine getirebileceğine inandırmalıdır. Her iki taraf da Taraflardan birinin avukatının (aynı zamanda arabulucu olan) veya arabulucuların siciline kayıtlı başka bir avukatın bu anlaşmazlığa arabulucu olarak katılmasını istiyorsa, söz konusu avukat daha sonra aynı anlaşmazlıkla ilgili olarak açılacak bir davada avukat olarak hizmet edemez. (Huak madde 9/4)
Bir Kontrol Listesi hazırlama
Arabuluculuk zor bir süreçtir. Planlama ve hazırlık çok önemlidir. Arabulucu ve tarafların hazırlanmak için harcadıkları zaman süreci daha pürüzsüz hale getirir ve süreci hızlandırır. Yeterli bir hazırlık süreci, bir yandan arabulucunun rahatlamasına ve sürece uyumuna, enerji ve bağlılık geliştirmesine izin verir; öte yandan, tarafların bu güveni hissetmelerine yardımcı olacaktır. Ancak, aşırı hazırlanması zor arabulucu sürecine odaklanma ve ne olup bittiğini tam dikkatlerini için yapmak ve değişen koşullara adapte olabilir.
Arabulucu, seçildikten sonra, ilk toplantılarını yaparak tarafları bilgilendirir.
Bu süreç sadece arabulucunun değil, tarafların da hazırlanmasını gerektirir.
- Görüşmelere taraf avukatı katılacak mı?
- Gerektiğinde tarafı kim temsil edecek (örneğin tüzel kişiliklerde) ve bu kişi yetkilendirildi mi?
- Katılımcılar makul bir sayı ve küçük bir grup mu?
- Tarafların ve tüm katılımcıların bilgi, rol ve görevleri nelerdir?
- Çatışma hangi aşamada?
- Daha önce dava veya tahkim gibi başka araçlar kullanıldı mı?
- Bu anlaşmazlığı çözme çabaları ne zamandan beri devam ediyor ve ne kadara mal oluyor?
- Çatışmayı çözmenin önündeki olası engeller nelerdi?
Arabuluculuk sürecinin açıklanması
Gizlilik Politikasının açıklanması,
Arabuluculuk anlaşması hakkında arabulucunun rolünün taraflar tarafından kabul edildiğini bildirmek,
Tarafları arabuluculuk yapmaya teşvik etmek.
Toplantı yeri, toplantı zamanı, toplantı ne kadar sürecek?
Toplantı emrinin hazırlanması (ortak veya özel toplantılar),
Tarafların ihtiyaçları (diyabet, sakatlık, sağlık durumu, diğer özel ihtiyaçlar, vb.)
Arabuluculuk sözleşmesinin hazırlanması,
Sekreterya / yardımcı destek,
Arabuluculuk sözleşmesi taslağının hazırlanması,
Arabulucu tarafından alınan ve taraflar tarafından gönderilen anlaşmazlığa ilişkin diğer belgeler.
Her türlü çabaya rağmen davete icabet sağlanamazsa, durum bir raporla belirlenir. Başvuru sahibi ile veya sadece arabulucu tarafından imzalanır. Ancak, başvuru sahibinin de mektupta belirtilen günde gelmemesi ihtimali vardır. Bu durumda, yine, durum bir rapor ile belirlenmelidir. Davete yanıt olmadığı durumlarda, tutanaklar sistem üzerinden gönderilmeli ve dosya kapatılmalıdır. Arabulucunun raporu esastır ve tereddüt için yer yoktur.
Arabuluculuk Davetine Gelinmezse Tutulan Tutanak için tıklayınız.
