Ülkemizi de etkileyen covıd 19 salgın süreci, daha önce akla gelmeyen birçok konuyu düşünmemizi gerektirdi.
Her şeyden önce, bu salgın sürecinde halk sağlığının korunması birinci önceliktir; devlet tarafından bir dizi tedbirler alınmış ve aktif olarak uygulanmıştır.
Bu önlemler kamu ve bireysel sağlığın korunması için alınmakla birlikte; uygulama alanının genişliği, süresi, ekonomik ve hukuki etkileri açısından önemli sonuçlar ortaya koyma potansiyeline sahiptir. Bu somut durumun arabuluculuk yoluyla uyuşmazlık çözüm yöntemlerine (gönüllü ve dava arabuluculuğu uygulamaları) olan ihtiyacı artıracağı düşünülmektedir.
Bu noktada “yeni normal ” olarak ifade edilen süreç, toplumun tüm kesimlerini ve olağan süreçleri etkileme potansiyeline sahiptir. Bu noktada arabulucular; arabuluculuk süreçlerine ilişkin süreçleri pratik, hızlı, etkin ve sağlıklı bir şekilde yürütebilecek; birçok konuda yaşanan dijitalleşme eğilimi gibi arabuluculuk süreçlerinin dijitalleştirilmesi ihtiyacı ve arabulucuların teknoloji kullanımının artması ortaya çıkmıştır.
Arabuluculuk sürecinin gönüllü bir süreç olması, esnekliği ve yeniliklere açık yapısı, uyuşmazlık konusu tarafların ihtiyaçlarını yargı süreçlerinin yavaş ilerleyen aşamalarına kıyasla çok proaktif bir şekilde karşılama potansiyelini ve başarısını ortaya koymaktadır.
Pandemik öncesinde, arabulucular arabuluculuk toplantılarını çoğunlukla yüz yüze yaptı. Uzaktan online arabuluculuk salgın yasakları nedeniyle teşvik edildi. Yüz yüze görüşmeler ve tarafların karşılıklı iletişim kurulması, arabuluculuk oturumları sırasında anlaşmazlık sorunları müzakere ile arabuluculuk başarısı üzerinde olumlu bir etkisi vardır. Ancak; video konferans yöntemleri de tartışma ve tarafların ihtiyaçları doğrultusunda son derece adapte edildi.
Toplumsal mesafe kuralları, Seyahat kısıtlamaları, salgının neden olduğu sokağa çıkma yasakları gibi yüz yüze toplantıları engelleyen yeni kurallar bazı uygulama değişikliklerini gerektiriyordu.
Arabuluculuk süreçlerinde çevrimiçi yöntemlerin kullanılması;
Ortaya çıkan ihtiyaçlar nedeniyle arabulucular internet üzerinden arabuluculuk toplantıları yapmaya başladı. Uzaktan Arabulucu Uyuşmazlık Çözümü olarak da anılan Online Arabulucu çözümü, tarafları aynı fiziki ortamda yüz yüze görüşmek yerine, teknolojik imkanlardan faydalanılarak arabuluculuk süreçlerinin çevrimiçi yürütülmesidir.
Bazı arabulucular ve taraflar için yeni sayılabilecek çevrimiçi arabuluculuk uygulamasını daha sağlıklı ve etkili bir şekilde yürütebilmek için arabulucu avukatların ve tarafların dikkat etmesi gereken bazı noktalar bulunmaktadır.
Günümüzde Zoom gibi görüntülü iletişim araçlarını iş veya kişisel konuşmalar için kullanmak oldukça yaygın ve kabul görür hale gelmiştir. Bununla birlikte, görüntülü iletişim farklı bir sosyal beceri türüdür ve ne kadar sık kullanılırsa, video bağlantısı yoluyla iletişim becerileri o kadar doğal ve etkili olacaktır.
Arabulucular çevrimiçi süreçlerde nelere dikkat etmelidir?
Arabuluculuk Sürecine Hazırlık:
Arabuluculuk faaliyetinde; telefon ve e-posta iletişimi günümüzde arabuluculuk toplantılarına davet ve bilgilendirme aşamalarında kullanılmaktadır.
Arabulucular genellikle taraflara ulaşmaları, bilgilendirilmeleri, toplantı davetiyeleri ve toplantıya katılımları için telefonla ilk teması sağladıktan sonra e-posta yoluyla iletişim süreçlerine devam ederler. Bu yöntem, hem maliyetsiz hem de hızlı olduğu ve belgelenebildiği için arabulucuya kolaylık sağlar. Arabuluculuk toplantıları online olarak yapılacaksa arabulucular tarafından davet mektubu oluşturularak taraflara e-posta veya takvim daveti olarak gönderilebilir. Arabuluculuk süreci ve işleyişi hakkında bilgilendirici bir metin ve toplantı daveti veya bilgilendirme metninde çevrimiçi toplantı süreçlerinin işleyişi hem arabulucuyu hem de tarafların olayı anlamasını kolaylaştıracaktır.
Toplantıdan önce toplantıya kimin katılacağı ve temsil yetkisi belirlenmelidir. Toplantıya katılacak kişilerden dosya niteliğine göre gerekli temsil ve diğer belgelere ilişkin kimlik, yetki belgesi ve yazılı belgeler toplantı öncesinde e-posta ile istenir.
Online Arabuluculuk Toplantısı Nasıl Olur?
Teknik Yöntemin Belirlenmesi
Öncelikle arabuluculuk toplantısı için hangi teknik altyapının kullanılacağının belirlenir. Arabulucu bu tespiti yaparken hem kendi teknik altyapısını hem de tarafların sahip olduğu ve kullanabileceği teknik altyapı ve fırsatları göz önünde bulundurmalıdır. Hangi video konferans yöntemin kullanılacağı belirlenir. (Zoom, WhatsApp, Google Meet, Skype, vb.)
Teknik Ekipmanların Temini
Arabuluculuk toplantısını yapabilmek için donanım, ilgili yazılım ve kullanıcı (arabuluculuk toplantılarına katılacak kişiler) hazır hale getirilir.
Teknik ekipmanla ilgili bir diğer önemli konu da kullanım hedefidir. Kullanım hedefi, toplantının planlandığı gün ve toplantının başladığı saat ve bitmesi planlanan saat olarak ifade edilebilir.
Tarafların Teknoloji Kullanma Berecisi
Arabuluculuk toplantısına kadar katılımcılar bu teknik donanıma ihtiyaç duymadılar, ilgi göstermediler, hatta söz konusu uygulama veya programdan haberdar bile olmayabilirler. Bu gibi durumlarda, arabulucunun tarafların teknolojik eğilimlerini ve geleneklerini anlaması, tarafların kullanım alışkanlıklarına göre kurulum – en kısa, kullanımı en kolay ve yüksek kalite (kesintisiz, ses ve görüntü kalitesi vb.) tercih, sürecin yönetiminde etkin, pratik ve hızlı sonuç alınmasını sağlayacaktır.
Teknolojik İmkanlara Erişim
Kurulumdan sonra teknik ekipmanın güçlendirilmesi önemli bir adımdır. Arabulucu tarafından kullanılması kararlaştırılan uygun program veya uygulamanın kullanımına aşina olmayan taraflara bilgi ve destek sağlamak, tarafla yapılacak ön ve özel toplantılarda bu uygulama veya programı kullanarak tarafları ortak toplantılara hazırlamak arabuluculuk toplantılarında tarafların kendilerini daha rahat ve güvende hissetmelerini sağlayacaktır. Bu süreçte arabulucu, mümkün olduğunca fazla bilgi vererek tarafların kaygılarını gidermelidir.
Teknik ekipmanın sürekliliğinin sağlanması; teknik sistemin kullanımında karşılaşılan sorunlara veya zorluklara yanıt verebilmek için sistem kullanımının bazı yönlerinin teknik değişiklikler, güncel kullanım kurallarındaki değişikliklerin düzeltilmesi veya iyileştirilmesi gerekir.
Tarafların katılımı ile arabulucu tarafından yapılacak ortak toplantıya kadar geçen süre içinde tarafların toplantıya teknik hazırlıkları, toplantının yapıldığı gün ve saatte ortaya çıkabilecek teknik sorunlar veya kullanılan uygulama veya programın iyileştirilmesi açısından önemlidir.
Örneğin kullanılacak programın katılımcı sayısını azaltması veya katılımcı kontenjanı getirmesi gibi gelişmeler olabilir, arabulucunun toplantı öncesinde tüm bu hazırlıkları kontrol etmesi uygun olacaktır.
Arabulucunun dijital hizmetlerdeki değişiklikleri ve yenilikleri takip etmesi gerekiyor. Servis dijitalleştikçe gizlilik gibi dikkat edilmesi gereken teknik detaylar artacaktır. Ortaya çıkan değişim ve yeniliklerin takibi, taraflar arasındaki uyuşmazlıklara hızlı, uygulanabilir ve etkili alternatif çözümler sunması açısından önemlidir. İş dünyasındaki yerini korumak isteyen her aktör hızlı hareket etmelidir. Bu noktada hızlı çözümler sunan arabulucuların bir adım öne geçtiği görülecektir.
Uzaktan hizmetlerin yaygın kullanımı ile Online Arabuluculuk hizmeti veren arabuluculara erişim de kolay olmaktadır. Modern bir Arabulucu Avukat iyi bir web sitesine sahip olmanın ötesinde bürosundaki teknolojik gereksinimlere önem vermelidir..
Başka şirketlerden alınan hizmetler; e-imza, online randevu, kağıtsız faturalama, bulut dosya erişimi ve benzeri seçeneklerin eklenmesiyle sistemlerinin iyileştirilmesi bir ihtiyaç ve zorunluluk haline geliyor.
Ortaya çıkan ihtiyaçlar ve dijital dünya ışığında, video konferans toplantıları bazı alanlarda yüz yüze görüşmelerde daha verimli olabilir.
Uzaktan Arabuluculuk Toplantısına Katılmak
Değişen ve gelişen ihtiyaçların karşılanması için arabuluculuk faaliyetine eklenen (online arabuluculuk) uygulamaları kullanılarak yapılacak toplantının adımları şu şekilde olabilir;
Tarafların Toplantılara Nasıl Katılacağı;
Arabuluculuk sürecine taraflar farklı yerlerde mi katılıyor? Yoksa en az bir katılımcı arabulucunun ofisine gelip toplantıya katılacak mı?
Taraflardan biri arabulucunun ofisine gelecek ve diğer tarafa video konferans yoluyla katılacaksa;
Bağlantı hangi cihazlarla yapılacak, arabulucunun ofisine gelen taraf kendi bilgisayarını getirecek mi? Aksi takdirde, tüm konferans odasına sahip bir kamera sistemi kurulumunun kullanılıp kullanılmayacağını açıklığa kavuşturmak faydalı olacaktır.
Toplantı sırasında yalnızca arabulucunun telefonu veya bilgisayarı kullanılacaksa, arabulucunun ofisindeki Taraf ile arabulucunun birbirine çok yakın oturması gerekebilir, bu da diğer taraf için rahatsız edici görünebilir.
Arabulucunun ve tarafın birbirine yakın oturması, o kişinin “sizin tarafınızda” olduğu izlenimini verebilir, bu etki arabulucunun tarafsızlığı açısından uygun olmayacaktır.
Arabuluculuk sürecine katılan tüm taraflar çevrimiçi olarak katılacaklarsa, arabulucunun toplantıya birlikte olanak sağlayacak uygun donanım ve yazılımların kullanımı konusunda arabulucuyu bilgilendirmesi gerekecektir.
Ekran Paylaşımı ile Konferans Uygulaması,
Arabuluculuk sürecinin tarafları belge, rapor veya görselleri birbirleriyle paylaşmak isteyebilecekleri gibi, arabuluculuk sürecinde hazırlanan oturum tutanakları, son tutanaklar ve anlaşma belgeleri gibi belgelerin taslağı üzerinde çalışmak gerekebilir.
Bu gibi durumlarda, ekranları paylaşan bir video konferans uygulaması (yakınlaştırma gibi) kullanmak yararlı olacaktır. Toplantılar sırasında görüşülmesi gereken tüm belgeleri görmek, toplantının verimliliğini ve anlaşma olasılığını artırabilir. Bazı video konferans uygulamaları tercih edilen cihazlarda (telefon, tablet, bilgisayar) farklılık gösterebilir. Bu nedenle, ekran paylaşılacak bir cihaz varsa, farklılıkları öğrenmek faydalı olacaktır. Toplantıyı tehlikeye atmamak için farklı bir cihazla çalışma olasılığı varsa, belgeleri önceden E-postayla göndermek de iyi bir seçenek olabilir.
Taraflardan birinin veya birkaçının yurt dışında olduğu durumlarda, görüntülü konferans görüşmeleri tarafları bir araya getirmenin en kolay yoludur. Bu gibi durumlarda, katılımcılara toplantı gününü ve saat dilimini onaylayan bir e-posta göndermeniz yararlı olacaktır.
Toplantının Gizliliğini Sağlamak.
Arabuluculuk görüşmelerinin gizliliği sadece yasal bir gereklilik değil, tarafların sürece güven duymasının önemli bir işaretidir. Görüşmeler sırasında ilgisiz kişiler bulunmamalıdır. Çevrimiçi işlemlerde, etrafta başka insanlar varsa ve sessiz bir oda sağlanamıyorsa, kulaklık ve mikrofon kullanımı önemli olacaktır. Bunu akıllı telefonlarda sağlamak çok kolay olsa da, farklı bir cihaz kullanılacaksa, güncellemenin ve diğer ayarların yapıldığından emin olmak faydalı olacaktır.
Arabuluculuk toplantılarına katılanların konuşmaları kaydetmemesini sağlamak gerekir. Toplantının kaydı genellikle ekranın sol üst köşesinde yanıp sönen kırmızı ışıkla gösterilir. Arabulucunun toplantının kaydedilmesini engelleyen kısıtlamalar koyması ve zaman zaman toplantının kaydedilip kaydedilmediğini kontrol etmesi faydalı olacaktır.
Uzaktan Toplantılı Arabuluculuğu Daha Verimli Hale Getirmek için Ek Tedbirler;
Arabulucu video konferans yapıyorsa, cihaz bir tripod veya stand kullanılarak sabitlenmelidir. Böylece arabulucunun elleri özgür olacak ve “göz” seviyesinde kolayca görülebilecektir. Ortamdaki aydınlatmayı test etmek ve herkesin birbirini net görebildiğinden emin olmak için kamera ayarlarını kontrol etmekte fayda var.
Kullanılacak cihazın yazılımının güncel ve kullanıma hazır olduğundan emin olun. Güncelleme işlemlerini, donmuş ekranları ve donanım konumlandırmayı başlatmak ve bunlarla uğraşmak yerine, toplantıya ön kontrollerle girmek gerekir. Bu hazırlık rutinini tamamlamak için arabulucunun toplantı başlama saatinden önce çevrimiçi olması daha iyidir.
Arabuluculuk toplantısının dijital ortamda yapılması, hazırlıkta gevşeme olabileceği anlamına gelmez. En deneyimli Arabulucu veya interneti çok verimli kullananlar bile zaman zaman çeşitli teknik zorluklarla karşılaşabilirler. Teknik aksaklık durumunda dürüst olmak en iyisidir. Şeffaflık ve açıklık bu süreçte taraflara güven verecektir.
Taraflar ofisimize geldiklerinde nasıl davranıyorsak, aynı hassasiyetle hareket etmek gerekiyor. Bu basit önlemler, daha sağlıklı video konferans uygulamaları yapmayı kolaylaştıracak ve çevrimiçi toplantıların dezavantajlarını önleyecektir.
Video konferans yazılımı ücretsiz sürümde yarım saat sonra kesintiye uğrayabilir, katılımcı sayısı sınırlıdır ve taraflar katılmadan önce bir reklam izlerse, arabulucunun profesyonelliğine zarar verir ve taraflar için güvensizlik yaratır. Konferans uygulamasında toplantı odalarını etkinleştirin. Bu süreç, ofiste arabuluculuk toplantısı yaparken karşı taraf olmadan farklı bir odaya gidip taraflarla özel bir görüşme yapma fırsatı gibi olacaktır. Böylece, online toplantı sırasında tarafların beklenti ve ihtiyaçlarını ve gerekli esnekliği ayrı online sohbet odaları ile karşılamak mümkün olacaktır.
Toplantıya katılan tarafların katılma bağlantısının her zaman aynı olması için özel toplantı kimliği oluşturulur. Zoom gibi bir program kullanacaksa, bazı avantajlı kullanım fırsatları olacaktır. Örneğin, toplantı davetiyesini ve toplantı kimliklerini taraflara otomatik olarak Gönderen davet şablonları oluşturmak mümkündür. Taraflar, e-postalarına veya telefonlarına mesaj olarak gönderilen bu davet bağlantısını tıklayarak toplantıya kolayca katılabilirler. Birden fazla toplantı yapılacaksa, taraflar aynı bağlantıyı tıklatarak bir sonraki toplantılara katılabilirler.Bu özellik sayesinde, beklenmedik katılımcıların düzenlediğiniz başka bir toplantıya dahil edilmesini engellemek mümkün olacaktır.
Video konferansını ne kadar çok yaparsanız o kadar kolaylaşacak ve sizi daha doğal davranmaya zorlayacaktır.
Arabuluculuk sürecinde, bir metin üzerinde gündem oluşturmak ve Gündem konularını tartışmak, arabulucuyu ekranınızı paylaşmaya hazır hale getirmek, açık başvuruları temizlemek ve word formatında bir arabuluculuk sonuç raporu ve anlaşma belgesi taslağını önceden hazırlamak uygun ve pratik olacaktır.
Taraflar ofise geldiklerinde arabulucuların yaptığı gibi davranmak doğru bir yaklaşım olacaktır.
Açılış konuşması yapmak ve tarafları bilgilendirmek esastır. Genel olarak online arabuluculuk toplantılarında bilgilendirme metinlerinin taraflarla önceden e-posta yoluyla paylaşılması ve okunması faydalı olacaktır. Arabulucunun açılış konuşması sırasında bazı temel kurallar koymak çok önemlidir. Yüz yüze toplantılarda, taraflardan birine bir şey söylemek istediğimizde genellikle beden dilimizi kullanırız (onlara yönelmek, gözlerine bakmak, yüzlerine bakarak konuşmak vb.) Ancak, bu çevrimiçi ortamda mümkün değildir. Taraflardan biri bir şey söylemek istediğinde, açıkça belirtilmelidir. Bir soru sorarken, cevabı hangi taraftan istemediğinizi ismen belirtmeniz gerekir. Tarafların birbirlerinin konuşma düzenine saygı duymalarını sağlamak için toplantıyı yarıda kesmeyerek, sırayla konuşarak ve not alarak verimli olmaları faydalı olacaktır.
Son Anlaşma ve Sözleşme Belgesinin Hazırlanması ve İmzalanması
Online Arabuluculuk faaliyeti sonunda arabuluculuk sürecine ilişkin belgelerin nasıl hazırlanacağı ve imzalanacağı taraflara açıklanır.
Arabuluculuk Kanunu’nun 17. ve 18. maddeleri uyarınca; arabuluculuk süreci sona erdiğinde, arabuluculuk faaliyetinde anlaşmaya varılamaması halinde nihai rapor hazırlanır. Süreç bir anlaşma ile sona ermişse, nihai rapor ve anlaşma belgesi düzenlenir.
Uzaktan Arabuluculuk sürecinin sonunda tutulan son tutanaklar ve duruma bağlı olarak anlaşma belgesinin içeriği müzakerelere uygun olmalıdır. Son tutanaklarda ve anlaşma belgesinde, toplantıya kimin katıldığı ve nasıl (fiziksel veya çevrimiçi olarak) açıkça yazılmalır. Telekonferansa katılan tarafın kimliğinin ve sürece katılma yetkisinin nasıl kontrol edildiği açıklanır.
Arabulucu tarafından hazırlanacak bu belge arabulucu, taraflar, yasal temsilcileri veya avukatları tarafından imzalanır. Belge taraflar, yasal temsilcileri veya avukatları tarafından imzalanmazsa, nedenini belirten yalnızca arabulucu tarafından imzalanır.
Belgelerin hazırlanması sürecinde, ekran paylaşımı yöntemi, tarafların taslak belge üzerinde birlikte çalışmalarını ve üzerinde anlaştıkları bir belge hazırlamalarını kolaylaştırır.
Uzaktan arabuluculuk faaliyeti sonunda hazırlanan belgelerde e-imza kullanılır. Arabuluculuk sürecinde taraflar e-imza kullanıyorlarsa veya taraflar kendilerini bir avukatla temsil etmişlerse, anlaşma belgesini UDF formatında hazırlayıp tarafların ve arabulucunun e-imzası ile imzalanarak, nihai rapor ve anlaşma varsa arabuluculuk faaliyeti tamamlanabilir.
Tarafların e-imzası yoksa, hazırlanan belgeler kargo ile vb. belge gönderme seçenekleriyle ıslak imza elde edilir. Ancak arabuluculuk toplantılarına online katılan taraflardan ıslak imza istenmesi halinde tutanakların doğrudan tarafa gönderilmesi ve imzalarının alınması imzanın gerçekliği sorunlara neden olabilir. Bu nedenle tutanak için ıslak imzanın gerekli olduğu durumlarda imzaları alınacak tarafların bulunduğu şehirdeki arabuluculuk merkezinden veya arabulucudan yardım alarak imza sürecinin alınması daha güvenli olacaktır.
