Arabulucu kendisini taraflara tanıtır.
Tarafların farklılıklarıyla ilgili özel ihtiyaçlarını belirler.
Arabuluculuk ve arabulucunun uzmanlık alanı için anlaşmazlığın uygunluğunu değerlendirir.
Arabulucu, herhangi bir iletişim aracıyla taraflara ulaşabilir.
Tarafların iletişim bilgileri Merkez Arabuluculuk Bürosu tarafından atanan arabulucuya verilir. Arabulucu Avukat bu iletişim bilgilerini esas alır. Bilgi ve davet işlemleri belgelenir.
Başvuru sahibi taraf, hem kendi hem de diğer tarafın her türlü iletişim bilgilerini arabuluculuk bürosuna sunacaktır.
Arabulucu, tarafların resmi kayıtlarda yer alan iletişim bilgilerini araştırır. İlgili kurum ve kuruluşlar, anlaşmazlığın konusu ile sınırlı olarak ofisin talep ettiği bilgi ve belgeleri sağlamakla yükümlüdür. 1
Tarafların anlaşmazlıktaki temsil yetkisine sahip olup olmadığını açıklığa kavuşturmak için “Arabuluculuk Daveti” ve “Arabuluculuk Bilgi Raporu” gönderir.
Tarafların cinsiyet, yaş veya katılım düzeyleri açısından en uygun yer ve zamanı ayarlar.
Toplantı yeri ve tesisleri ile ilgili hazırlıkları kontrol eder ve arabuluculuk sürecinin devam etmesi için aşamaları planlar.
Bir “Arabuluculuk Anlaşması” hazırlar.
Kimlik, yetkilendirme, lisans kontrolünden sonra Arabuluculuğun rolünü ve gönüllülük, gizlilik, tarafsızlık, bağımsızlık ve eşitlik gibi temel ilkeleri açıklar.
Arabuluculuk süreci anlatılır.
Temel görgü kurallarını hatırlatır. (Saygı duyma, kesmeden dinleme, cinsiyetçi tavırdan kaçınma)
Sürecin yasal dönemlere etkisini açıklar.
Arabulucu Anlaşması imzalanır.
Aktif dinleme: Her anlaşmazlık tarafı konuştuktan sonra, olayı yansıma ve farklı kelimelerle yasal yönden açıklar.
Yerinde açık veya kapalı uçlu sorular sorar.
Teşekkür eder ve onay alır.
Temel kurallara uyulmasını sağlar.
Anlaşmazlık konularının belirler, tarafların önceliklerini belirler.
Çatışma sorunları açısından sorular sorar.
Anlaşma olanakları açısından sorular sorar.
İhtiyaçlar açısından sorular sorar.
Çelişkili / çelişkili olmayan çıkarları ve ihtiyaçları ortaya koyar ve sınırları belirler.
Gerektiğinde özel oturumlar düzenler.
Anlaşma aralığını vurgular.
Beyin fırtınası yaptırıp seçenekler yaratır.
Müzakerede tartışılan konuları listeler.
Müzakerede ifade edilen ihtiyaçları özetler.
Bir gerçeklik sınaması yapar; tarafların zarar pozisyonundan faydaya çekilmesi ve tarafların örtük ihtiyaçlarını ortaya çıkaracak ek değer yaratma konularına dikkat çeken sorular sorar.
Müzakerelerde kilitlenmelerin önünü açar ve gerginliği yatıştırır.
Aynı zamanda görüş seçeneklerini ve sürecin olası sonuçlarını değerlendirir.
Tarafları İşlerlik – hukuka uygunluk – icra edilebilirlik konularında bilgilendirir.
Anlaşmanın somut davaya uygunluğunu değerlendirir.
Anlaşmanın dengeli olup olmadığını değerlendirir.
Son tutanağın / sözleşme belgesini hazırlar.
Son tutanağın / sözleşme belgesini imzalar.
Varılan anlaşmanın bağlayıcılığı ve yasal niteliği hakkında bilgi verir.
Varılan anlaşmanın uygulanabilirliği hakkında bilgi verir.
Ayrıca nihai raporu Bakanlığa gönderir.
Bir kopyasını saklar.
Bilgi ve davetiye ile ilgili prosedürler arabulucu tarafından belgelenecektir.
Arabulucu taraflara ulaşamazsa, son tutanakta hangi yollarla ulaşmaya çalıştığını ve hangi nedenlerle ulaşamadığını belirtir.2
Arabulucunun taraflara ulaştığını belgelemesi, atama hakkında bilgilendirmesi ve onları ilk toplantıya davet etmesi daha sonra ortaya çıkabilecek kanıt ve anlaşmazlıkların sorunlarını çözmek için önemlidir.
Referanslar: (9 ocak 2021 online)
1-)HUAK 18A/6; Huak Yönetmeliği 24/2
2-)HUAK 18A/7; Huak Yönetmeliği 24/3