Arabuluculuk süreci, taraflar ve arabulucu arasındaki ortak ve özel toplantılar, konuşma ve iletişim teknikleri karışımından oluşur. Arabuluculuğu kolaylaştırmak isteyen bir arabulucu, klasik modeli tercih etmelidir.
Buna ek olarak, tarafların durumu, tarzları ve nitelikleri, zamanı, sınırlamalar, yasal çerçeve, mevcut kaynaklar, tarafların uyum durumu, tercihler, arabulucunun müdahalesinin türü, taraf avukatlar ve ihtiyaç duyulan üçüncü kişilerin katılımı gibi faktörler dikkate alınır.
Arabuluculuk faaliyeti her katılımcı için farklı olacaktır. Örneğin; taraflar birbirleriyle buluştuğunda, bir taraf kendini diğer tarafa göre rahatsız veya güvende hissedecektir.
Arabulucunun süreci özel konuşmalarla başlatması daha akıllıca olacaktır. Taraflar rahat hissetmiyor ve avukatlar karşılıklı görüşme yapıyorsa Arabulucu, tarafları ve avukatlarını ayırmaya çalışmaz.
Arabuluculuk İlkeleri
Gönüllülük: Arabulucu, uyuşmazlık çözümünde sadece kolaylaştırıcıdır, sürecin ana sahibi taraflardır ve onların onayı her aşamada alınmalıdır. Gönüllülük ve tarafsızlık en önemli ilkedir. Taraflar yöntemi dilediği an sonlandırabilir.
Etkinlik: Sürecin sonuç odaklı bir yaklaşımla yürütülmesini gerektirir.
Gizlilik: Tarafların ihtiyaçlarını ve çıkarlarını açıkça ortaya koyabilmelerini sağlar. Güven kazandırır. Arabulucu elde edilen her türlü delili gizli tutar.
Arabuluculuk faaliyetlerinde fotoğraf çekilemez ve ses ve video kaydına izin verilmez. Cezai sorumluluk hatta; arabulucunun sicili silinebilir.
Arabulucu ile birlikte çalışan ve stajyerleri de kapsar.
Aksi kararlaştırılmadıkça, taraflar ve temsilcileri, Arabuluculuk gizlilik ilkelerine uymak zorundadırlar.
Esneklik: Arabulucunun tarafların rızası ile mümkün olan tüm iletişim araçlarını açılmasına izin verir. Esneklik, arabulucunun tarafları farklılıklarıyla kabul etmesine de izin verir. Başka bir deyişle, stereotiplerden kaçınmak olarak kabul edilebilir.
Adalet: Arabulucu, tarafların çeşitli nedenlerle dezavantajlı duruma düşmesine dikkat çekmelidir. Arabulucunun uyuşmazlıkla ilgili şahsi bir menfaati yoktur.
Arabuluculuk faaliyetlerinin tasarımı ve uygulanmasında arabuluculuğun temel ilkeleri, süreç boyunca nasıl davranılacağıyla ilgilidir, rehber olarak kullanılır.
Arabuluculuk Aşamaları
Hazırlık
Hazırlık aşaması, arabuluculuk sürecinin ve fiili arabuluculuk müzakerelerinin ilk aşamasıdır.
Başlangıçtan önceki dönemdir. Arabulucu, öncelikle taraflarca seçildikten / atandıktan sonra sürecin etkili bir şekilde başlaması için plan yapar.
● Arabulucu ilk önce her iki tarafla iletişim kurar ve süreçle onların beklentilerini not alır.
● Görüşmelerinin yerini ve zamanını düzenler; ortak veya ayrı (özel) görüşmeler için toplantı mekanının fiziksel ve diğer tüm hazırlıklarını önceden yapar.
● Bir kontrol listesi hazırlanır ve işleri önceden planlar. Arabuluculuk davasının gerektirdiği yasada belirtilen süreyi dikkate alır. Bu süreyi iyi kullanmak önemlidir.
● Anlaşmazlığın türü, arabuluculuk için uygunluğu, davanın durumu, arabuluculukta ilk toplantı, tarafların katılımsızlığın sonuçları ve anlaşmazlığın arka planı hakkındaki farkındalığı iyi kavramak gerekir.
Taraflar arasında daha önce bir sözleşme yapılmadıysa; tarafların kabul ettikleri, istekliliğini gösterir “ARABULUCULUK SÖZLEŞMESİ” düzenlenir. Bununla birlikte, Tarafların aşırı çatışma halinde olmadıkları bir konuda bu sözleşmeyi şifaen kurmak da mümkündür.
İletişimin en temel kuralı anlamadır. Yani, mesajın nereden çıktığı değil, nereye ulaştığıdır. Karşılıklı ifadelerin bir sonucu olarak, taraflar arasında mesaj alışverişi gerçekleşir.
Arabulucu Seçmek
- Taraflardan biri diğerine arabuluculuk teklifi eder.
- Taraflardan biri seçtiği arabulucudan teklifi diğer tarafa iletmesini ister.
- Arabuluculuk mahkeme ön koşullu olarak gerektiğinde, taraflardan biri süreci mahkemeye başvurarak başlatır.
- Taraflar arabuluculuk sürecine hakim tarafından teşvik edilir.
Önemli olan, tarafların her durumda bu konuda hemfikir olmalarıdır. Eğer taraflardan biri Arabuluculuğa gitmek istiyorsa ve diğer tarafla iletişim kuramazsa, arabulucu genellikle kendi adına diğer tarafla iletişime geçer.
Arabulucu seçmek isteyen herkes, yetkili arabulucu listesine, Adalet Bakanlığı’ndan ulaşabilir. (adalet.gov.tr/arabulucu)
Arabulucu Atanması:
Adliyedeki Alanya Merkezi, Arabuluculuk talep edenleri bilgilendirmek, arabulucu atamak için arabuluculuk bürosu var.
Arabuluculuk bürosuna dava koşullu anlaşmazlıklar getirilirse, asliye ceza mahkemesi devreye girer. UYAP arabulucu Portalı aracılığıyla, listeden arabulucu atanır.
Arabulucu kabul ederse, büro kabul edilen arabulucuyu görev teklifi sunar. Atanacak arabulucu e-posta ve SMS ile bilgilendirilir. Arabulucu 24 saat içinde görevi isterse kabul eder.
Arabulucu çalışmak istemediğinde, portalda pasif halde bekleyebilir.
Arabulucunun arabuluculuğu reddetme nedenleri:
● Arabulucu, kişiliği, deneyimi gibi nedenlerle devam edemeyeceğini düşünebilir.
● Anlaşmazlığın uzmanlık alanı için uygun olmadığını düşünebilir.
Arabulucu mahkeme ile atanırsa sonra, tarafların iletişim bilgilerini öğrenir. Arabulucu bu iletişim bilgilerini baz alır.
Sahip olduğu bilgilerle her türlü iletişim tarafları bilgilendirir ve ilk toplantıya davet eder.1
Davet ile ilgili işlemleri belgeye bağlar.
Tarafların Arabulucu Seçmesi
Alanya’da Merkez ‘de Arabuluculuk önerisini en çok Avukatlar yapar;
Tıpkı normal dava takibi gibi Avukata Vekalet Verme yöntemi tercih edilebilir. Taraf avukatı genellikle arabulucuya gitmeyi önerir. Çünkü; anlaşmazlığın kolayca, hızlı ve ucuz bir şekilde giderilmesi için en aktif ivme ve merkezi hukuk yolu, arabuluculuk çözümüdür.
Arabuluculuk zor bir süreçtir. Planlama ve hazırlık çok önemlidir. Arabulucu ve tarafların hazırlık için harcadıkları zaman, sürecin sorunsuz olmasını sağlar.
Taraflar ve Arabulucu İlk Görüşmesi
Arabulucu, anlaşmazlığı yaşayan taraflarla iletişim kurup anlaşmazlık hakkında yeterli bilgi toplar ve anlaşmazlığı çözmek için hangi yolu takip edeceğini planlar.
Arabuluculuk yoluyla uyuşmazlık çözümünün ekonomik, sosyal ve psikolojik faydaları vardır.
Genel olarak, tüm alternatif uyuşmazlık çözüm yöntemlerinde olduğu gibi başarı, tereddütler, prosedür ve arabuluculuk teklifine aşina olmama, bunun bir zayıflık işareti olarak görüleceği korkusu arabuluculukta en önemli engelleyici faktörlerdir.
Hazırlık aşamasında, arabulucunun yaklaşımları özellikle basit ve açıktır. Anlatım ile aktif dinleme taktiği işe yarayacaktır.
Taraflar ilk kez bir araya geldiğinde sözel ve sözel olmayan iletişimin önemini ortaya çıkar.
Arabuluculuk toplantılarının yüz yüze yapılması, tüm kişiler arası iletişimin dikkatli bir şekilde değerlendirilmesini gerektirir. Özellikle Arabuluculuk süreçlerinde taraflar arasındaki mesaj alışverişi sözlü olması beklenir ama sözel olmayan bir şekilde anlam kazanır.
Sözlü iletişim kurmak için her ortamda insanlar ilk toplantıda kendilerini açmak için istekli olmayabilir.
Arabulucu, konuya hakim olma güvenini yaratır ve samimi bir yaklaşımla sürecinin yönetimini kolaylaştırır.
Sert uslup, hızlı konuşma, argo kelime kullanımı, aşırı resmi konuşma veya teknik kelimelerin kullanımı ve kontrolsüz duraklamalar dikkat çeker.
Farkında varamadığımız jestler, yüzümüzün aldığı ifade, vücudumuzun duruşu, konuşma şeklimiz, el-kol hareketlerimiz, sesimizin tonu, insanlarla aramızdaki mesafe, giyim tarzımız ve aksesuarlar, bakım ve makyaj gibi öğeler, kendiliğinden söylemek istediğimiz birçok ayrıntıyı ifade eder.
Arabulucu Avukat Sibel Demiral |Alanya Merkez
Arabuluculuk görüşmeleri yüz yüze iletişim olarak tanımlanamaz, sözel olmayan iletişimin önemi vurgulanır. Görüşmelerin ilk dakikaları sözel olmayan iletişim etkisi altında gerçekleşir.
İletişimde prestij kazanmanın altın kuralı sözel olarak “ne söylediğimiz” değil; sözel olmayan “nasıl söylenir?” tavırlarımızdır.
Avukat ve Arabulucu S. Demiral | Alanya
Söylediklerinden ziyade nasıl söyledikleri önemlidir.
Arabuluculuk müzakerelerinde en değerli bakışlar konuşmacının yüzünde odaklanır. Anlamları ve gerçek niyetleri takip edebilmek yüz ve göz teması kurmakla mümkündür. Göz temasından kaçınma, güven eksikliği anlamındadır.
● Kendini ve daha önce tanışmamışlarsa tarafları birbirine tanıtmak. ● Taraflara katılımları için teşekkür etmek ● Arabulucunun rolü ve süreci anlatmak. ● Tarafların beklentilerini açıklığa kavuşturmak. ● Süreçle ilgili endişeleri gidermek. ● Tarafların tavırlarını inceleyerek arabuluculuğa karşı direnişlerini ortadan kaldırmak. Güvenilirliği artırmak, tecrübelerinden bahsetmek. ● Ayrı ayrı veya birlikte görüşmenin uygun olup olmayacağına karar vermek. ● Arabuluculuğa devam etme kararından emin olmak. ● Anlaşmazlık konusunun arabuluculuk için uygun olup olmadığını belirlemek ● Tebliğ edilen tarafın temsil etmeye yetkili olup olmadığını teyit etmek.
Güvenli Sohbet Ortamı
Toplantı yönetimi için zamanlama, mekan ve diğer lojistik düzenlemelerle birlikte Arabulucu, taraflarla paylaşılacak belgeleri hazırlar.
Arabulucu öncelikle telefon iletişimi kurar.
Prosedürün konuşulması, anlaşmazlığın tarihi hakkında temel bir değerlendirme sağlanır.
Mutabık kalınan bir tarihe kadar tarafların problem hakkında hazırladığı özeti, arabulucu ve karşı tarafa göndermesi istenir. Bu ön belgeyi hazırlatmak gerçek anlaşmazlığa odaklanmayı kolaylaştırır.
Aynı ortamda uzun süre kalmak, taraflar arasındaki ilişkinin derinliğini artırır. Arabulucu, taraflara eşit mesafede oturur.
ARABULUCULUK ANLAŞMA ÖRNEĞİ
Tarafların “karşılıklı ve uyumlu iradesiyle”, bağımsız bir arabulucu marifetiyle “anlaşmazlığın çözümünü isteme” beyanları esastır.
Bu Sözleşme, bağlamı ve geçerliliği açısından borçlar hukukuna tabi olup hem maddi hukuk, hem de usul hukukunda etkilidir. Şeklen yazılı veya sözlü olabilir.
Sözleşmenin hangi anlaşmazlıkları kapsadığı belirtilir. Arabuluculuk yöntemini kullanmak için tarafların özgürce tasarruf edebilecekleri işler veya işlemlerden kaynaklanan özel hukuk anlaşmazlıkları değerlendirilir.
Arabulucunun tarafları bilgilendirme yükümlülüğü vardır.
Tarafların arabuluculuk yoluyla çözülen yasal yükümlülükleri vardır.
Tarafların bir anlaşmaya varması durumunda belgesinin niteliği ve yasal sonuçları hakkında özellikle bilgilendirilmelidir.2
Arabuluculuk takvimi, mekan, arabuluculuk ücretleri, ödeme koşullarının onaylanması ve genel olarak Arabulucunun davranış kurallarına olan bağlılığı gibi konularda da tartışmalar açıklığa kavuşturulur.
Arabuluculuk anlaşması ayrıca şunları içerir: gizlilik, anlaşma belgesi, daha sonra açılabilecek dava veya tahkimde kullanılamaz.3
Referanslar: (14-Ocak 2021 Çevrim-içi)
3-) HUAK Madde 5
